Odnosi s javnošću u funkciji potpore arhivskom menadžmentu i menadžmentu događanja

U ovoj knjizi autor istražuje kako se formira percepcija arhivskih ustanova u javnosti. Autor analizira savremene trendove u arhivskim institucijama u svetu u kontekstu odnosa s javnošću. Knjiga je namenjena svakome ko želi da nauči kako da kvalitetno komunicira s javnošću s ciljem poboljšanja arhivskog menadžmenta.

Sadržaj:

Predgovor

I. Odnosi s javnošću u funkciji potpore arhivskom menadžmentu

Mogućnosti primjene odnosa s javnošću u poslovanju suvremenih arhiva
1. Poimanje značaja arhiva i pripadajućeg gradiva kroz povijesni razvoj
1.1. Uvod
1.2. Društvena uloga arhiva
1.3. Arhivski korisnici i javnost u svjetlu postmodernih strujanja
1.4. Problematika arhivskog imidža u javnosti
2. Arhivski menadžment
2.1. Planiranje i organiziranje
2.2. Utvrđivanje svrhe i ciljeva programa
2.3. Analiza okruženja i ljudskih, financijskih te fizičkih i tehničkih resursa
2.4. Postupci praćenja i evaluacija uspješnosti programa
3. Odnosi s javnošću u funkciji menadžmenta arhivskih institucija
3.1. Upravljanje planiranjem komuniciranja u arhivskim odnosima s javnošću
3.1.1. Istraživanje problema
3.1.2. Određivanje ciljeva arhivskog programa odnosa s javnošću
3.1.3. Identificiranje arhivskih javnosti
3.1.4. Oblikovanje arhivskih poruka i/ili sadržaja
3.1.5. Osmišljavanje komunikacijskih strategija i taktika arhivskih odnosa s javnošću
3.2. Tehnike arhivskih odnosa s javnošću
3.2.1. Mediji internih arhivskih javnosti
3.2.2. Utvrđivanje prioriteta arhivskog sektora za odnose s javnošću glede ciljanih skupina
3.2.3. Publikacije
4. Publikacije kao promotivni alat arhivskih odnosa s javnošću
4.1. Osnovne publikacije
4.1.1. Arhivski letak / brošura
4.1.2. Godišnje izvješće
4.1.3. Arhivski bilteni
4.2. Dodatne publikacije
4.2.1. Obavijesna pomagala
4.2.2. Vodiči arhivskog gradiva
4.2.3. Online obavijesna pomagala
4.3. Druge dodatne publikacije
4.3.1. Promotivni materijali za uspostavu odnosa arhiva s medijima – press kits
4.3.2. Ostali promotivni materijali
4.3.3. Publikacije kao promotivno sredstvo zbirki fotografija
4.3.4. Promotivna sredstva namijenjena prikupljanju sredstava (suveniri)
4.4. Publikacije velikih razmjera

Odnosi s javnošću arhiva s aspekta volonterskog menadžmenta
5. Planiranje uključivanja volontera u arhivski program
5.1. Određivanje potreba za volonterskim programom
5.2. Definiranje očekivanja od volontera
5.3. Planiranje arhivskoga volonterskog programa
5.4. Odabir volonterskog koordinatora
5.5. Opis radnog mjesta
5.6. Sigurnosno jamstvo
5.7. Odgovornost
6. Organiziranje u volonterskom menadžmentu
6.1. Učenje zalaganjem u zajednici
7. Novačenje arhivskih volontera
7.1. Oblikovanje poruka i privlačenje volontera
7.2. Zahtjev za volonterskom službom
7.3. Intervjuiranje s potencijalnim volonterima
7.4. Orijentacija i obuka volontera
8. Menadžment
8.1. Supervizija i praćenje
8.2. Upravljanje rizicima
8.3. Nagrađivanje volontera
8.4. Evaluacija volontera i arhiva

Uloga savjetovanja arhivskih odnosa s javnošću u stjecanju financijske potpore
9. Mogućnosti pribavljanja financijske potpore
10. Prijateljska skupina arhiva
10.1. Planiranje organiziranja Prijateljske skupine
10.2. Koraci formiranja arhivske Prijateljske skupine
11. Djelatnosti Prijateljske skupine kroz odbore
11.1. Izrada predmeta u postupku prikupljanja sredstava Prijateljske skupine Odbora za razvoj
11.1.1. Zašto arhivi postoje?
11.1.2. Kome arhivi služe? Tko su korisnici arhiva?
11.1.3. Za što će se koristiti donirani novac?
11.1.4. Predmet (izjava o predmetu)
11.2. Djelatnosti Prijateljske skupine Odbora za identifikaciju i evaluaciju
11.2.1. Zaklade i fondacije
11.2.2. Korporativni izvori donacija: sponzorstvo i donatorstvo
11.2.3. Individualne donacije
12. Djelatnosti savjetnika odnosa s javnošću u prikupljanju sredstava arhivima u odnosu na postojeće Prijateljske skupine
12.1. Prijateljska skupina kao ciljana skupina arhivskih odnosa s javnošću glede menadžmenta kulturnih događanja (sajam knjiga)

II. Odnosi s javnošću u funkciji potpore menadžmentu arhivskih događanja
Event management ili upravljanje događanjima
1. Ključni koncepti organiziranja događanja i temeljna načela njihove provedbe
1.1. Začeci organizacije događanja i njihovo mjesto u današnjici
1.2. Kategoriziranje događanja
1.3. Određivanje pojmova: event, event marketing i event management
1.3.1. Event marketing
1.3.2. Event management
1.3.3. Event management: disciplina marketing vs. disciplina odnosi s javnošću
2. Temeljne aktivnosti planiranja evenata
2.1. Faze planiranja evenata
2.1.1. Određivanje ciljeva i svrhe događanja
2.1.2. Provođenje istraživanja o ključnim činiteljima uspjeha
2.1.3. Utvrđivanje i povezivanje vještina i resursa u provedbi događanja
2.1.4. Upravljanje rizikom i kontrola rizika pri organizaciji događanja
2.1.5. Razvoj strategije cjelokupnog događanja – izrada dokumenta
2.1.6. Finaliziranje plana
3. Evaluacijska istraživanja s osvrtom na event management
3.1. Evaluacijski proces
3.2. Tipovi evaluacijskih istraživanja
3.3. Evaluacijska pitanja
3.4. Evaluacija događanja
3.4.1. Procjena prije početka događanja
3.4.2. Evaluacija tijekom događanja
3.4.3. Evaluacija nakon događanja
3.5. Vrste istraživanja kojima se koristi evaluacija događanja

Integriranje događanja u plan arhivskih odnosa s javnošću
4. Integriranje događanja u plan arhivskih odnosa s javnošću
4.1. Ishodišta i teorijski koncepti planiranja arhivskih događanja
4.2. Planiranje arhivskih događanja u funkcija stjecanja financijske potpore
4.3. Planiranje i upravljanje javnim događanjima
4.4. Edukacija javnosti u ulozi arhivskih odnosa s javnošću
4.4.1. Osposobljavanje za unutarnje korisnike
4.4.2. Planiranje komunikacijskog programa usmjerenog na javnost
5. Edukativni programi arhiva: manja predavanja i razgledi
5.1. Manja predavanja
5.2. Razgledi
6. Arhivski seminari i radionice
6.1. Arhivski seminari
6.1.1. Planiranje arhivskih seminara
6.1.2. Istraživanje javnosti arhivskih seminara
6.1.3. Ključni koncepti seminarskog izlaganja
6.1.4. Izlaganje praćeno aktivnošću
6.1.5. Struktura seminarskog izlaganja
6.1.6. Evaluacija seminarskog izlaganja
6.2. Arhivske radionice
6.2.1. Planiranje arhivske radionice
6.2.2. Oblikovanje koncepta radionice
6.2.3. Planiranje rasporeda radionice te odabir materijala i voditelja
6.2.4. Planiranje računalne radionice
6.2.5. Tijek održavanja radionice
6.2.6. Nakon održane radionice
6.2.7. Evaluacija o održanoj radionici
7. Arhivisti i javna izlaganja
7.1. Javni govor i elementi komunikacijskog procesa
7.2. Definiranje javnosti
7.2.1. Donatori kao ciljana skupina arhivskih izlaganja
7.2.2. Opća javnost
7.3. Korištenje jezika u govorima
7.4. Vizualna pomagala u funkciji potpore javnim govorima (power point prezentacije)
7.5. Govori u posebnim prigodama
7.6. Evaluacija javnog govora
8. Znanstvene konferencije u ingerenciji arhiva
8.1. Planiranje konferencije
8.2. Vremenska skala planiranja konferencije
8.2.1. Planiranje 10-12 mjeseci uoči konferencije
8.2.2. Planiranje šest mjeseci uoči konferencije do održavanja događanja
8.3. Zadaci tijekom i nakon održavanja konferencije
8.4. Evaluacija održane konferencije
9. Arhivske izložbe
9.1. Uloga odnosa s javnošću u izložbenom planiranju
9.2. Izrada izložbenog koncepta
9.2.1. Svrha, tema i ciljevi izložbi
9.2.2. Mjesto i vrijeme održavanja izložbi
9.2.3. Organizacijski tim i publika
9.3. Analiza koncepta
9.3.1. Utjecaj na zajednicu
9.3.2. Rizici
9.3.3. Prihodi i troškovi izložbi
9.3.4. Promocija i publicitet
9.4. Dizajn koncepta
9.4.1. Posudba gradiva
9.4.2. Tema
9.4.3. Tehnički uvjeti
9.4.4. Uređenje izložbe
9.4.5. Razmještaj izložaka
9.5. Protokol
9.6. Upravljanje zadacima i upravljanje ljudima
9.7. Nadzor i kontrola
9.8. Evaluacija izložbenog događanja: programa i posjetitelja
10. Obljetnice
10.1. Motivirajući svrhe obilježavanja obljetnica
10.2. Obljetnice u svrsi promocije proizvoda
10.3. Praktične svrhe obilježavanja obljetnica
10.4. Uloga odnosa s javnošću u planiranju obljetnica
10.4.1. Planiranje teme (predmeta) obljetnice
10.4.2. Organizacijski tim i publika
10.4.3. Definiranje publike
10.4.4. Vrijeme i mjesto planiranja obljetnica
10.4.5. Određivanje prihoda i troškova
10.4.6. Promocija
10.4.7. Izrada sažetka o održanoj obljetnici
10.5. Evaluacija održane obljetnice

Istraživanje hrvatskih državnih arhiva o upravljanju organiziranih događanja
11. Istraživanje hrvatskih državnih arhiva o upravljanju organiziranih događanja
11.1. Definiranje problema istraživanja
11.2. Ciljevi istraživanja
11.3. Determiniranje istraživačkog pitanja
11.4. Prva faza istraživanja
11.5. Druga faza istraživanja
11.6. Preporuke

Pogovor
Popis ilustracija
Prilozi
Telefonski intervju s ravnateljima o organiziranju arhivskih događanja
Upitnik o arhivskim događanjima upućen na elektroničke adrese hrvatskih državnih arhiva
Literatura